Ridurre di almeno il 50% l’utilizzo della carta, risparmiare il 30% del tempo, ottimizzare la distribuzione e l’accesso ai dati. Sono questi i principali risultati ottenuti dalle aziende che decidono di passare ad una gestione informatizzata dei documenti. In un periodo che ha evidenziato la rilevanza di condividere informazioni e dati, anche a distanza, in modo sicuro, emerge come uno dei processi più importanti da informatizzare sia proprio quello legato alla gestione dei documenti.
Il mondo degli strumenti che permettono di gestire, organizzare, condividere ed archiviare file è molto ampio e complesso. I problemi di fondo che le aziende, soprattutto quelle in crescita o comunque strutturate, si trovano ad affrontare sono sempre molto simili:
- gestire grandi quantità di carta stampata, con costi e impatto ambientale elevati;
- difficoltà nella gestione dei processi: distribuzione dei documenti e certezza della presa visione;
- rischio di smarrimento e/o di non utilizzo del supporto cartaceo;
- assegnazione di incarichi e informazioni specifiche (ogni soggetto deve poter accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti legati al suo ruolo e mansione);
- rendere disponibili i documenti in qualsiasi luogo, tramite una semplice connessione internet.
Ecco perché è possibile evidenziare le caratteristiche principali di un software dedicato alla gestione documentale.
Innanzitutto parliamo di uno strumento web-based, installato su un server (preferibilmente in cloud). Grazie a questa soluzione il dato è centralizzato e accessibile anche dall’esterno, tramite qualsiasi browser. Allo stesso tempo garantito dal punto di vista della sicurezza del dato, anche in termini Gdpr.
Lo strumento deve permettere l’archiviazione del file in qualsiasi formato (word, pdf ecc.) e di qualsiasi tipo (qualità, ambiente, sicurezza, amministrativi), in modo semplice e tracciabile.
La gestione del rilascio dei documenti (ciclo di vita e firme elettroniche) è completa: dalla prima versione con relative approvazioni fino all’obsolescenza, passando per la revisione del documento. Uno strumento veramente efficace permette agli amministratori di gestire direttamente i documenti, modificandone il contenuto, per una revisione rapida e sempre tracciata.
La distribuzione automatica è supportata da servizio di notifica, con la predisposizione automatizzata degli elenchi. La ricezione e presa visione è evidenziata dalla data di download e di lettura documento da parte del soggetto.
Ma oltre agli amministratori, anche i destinatari dei documenti devono essere agevolati nel loro lavoro. Per questo motivo, aprendo un’interfaccia dedicata, gli utenti devono visualizzare solo l’elenco dei documenti di propria competenza in ultima revisione, scaricarli in qualsiasi momento e visualizzare la data di ultimo download.
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