A un passo dalla digitalizzazione dei processi aziendali: dubbi e soluzioni

Il tema della digitalizzazione dei processi aziendali ha dimostrato negli ultimi anni la sua importanza nel garantire una pronta risposta delle imprese ad imprevisti e difficoltà, così come nel mantenimento del vantaggio competitivo a lungo termine.

Nonostante questo, aree aziendali come quelle legate alla gestione Qualità, Salute e Sicurezza sul Lavoro, Privacy e Sostenibilità, vengono spesso ancora affidate a strumenti eterogenei, come carta, file Excel o Word, Access, Outlook o estensioni degli ERP aziendali, per loro natura poco idonee a processi che richiedono una gestione snella e flessibile.

Digitalizzazione dei processi aziendali: Difficoltà ricorrenti

Il ritardo o la mancata digitalizzazione specifica di tali aree, corrisponde spesso a dubbi e problematiche aziendali, che possono sorgere anche in seguito all’avvio di software selection mirate.

Tra queste, possiamo identificare otto problematiche che vengono riscontrate più frequentemente.

1) Costi e budget

La digitalizzazione dei sistemi di gestione può richiedere investimenti significativi in termini di hardware, software e formazione del personale. L’azienda potrebbe avere dubbi riguardo alla disponibilità dei fondi necessari per l’implementazione.

2) Complessità del sistema QHSE

Il sistema QHSE di un’azienda può essere complesso, con numerosi processi, documenti e procedure. L’azienda potrebbe essere preoccupata riguardo alla gestione di questa complessità durante il processo di digitalizzazione.

3) Resistenza al cambiamento dei processi aziendali

L’implementazione di un nuovo sistema digitale richiede un cambiamento nella cultura aziendale e un buon coinvolgimento da parte dei dipendenti. Il personale potrebbe essere riluttante a imparare ad usare nuovi strumenti o ad adattarsi a processi digitali, soprattutto se mancano la formazione e il supporto adeguati.

4) Sicurezza dei dati nella digitalizzazione

La digitalizzazione comporta la gestione e l’archiviazione dei dati in formato elettronico. L’azienda potrebbe avere preoccupazioni sulla sicurezza dei dati sensibili, le modalità di protezione delle informazioni aziendali e dei dati dei clienti, così come sulla conformità alle normative sulla privacy.

5) Integrazione dei sistemi esistenti

L’azienda potrebbe avere già in uso diversi sistemi e strumenti per la gestione della qualità e della sicurezza sul lavoro e preoccuparsi della migrazione di tali dati oppure avere dubbi sulla compatibilità del nuovo sistema digitale con i sistemi già in uso, come l’ERP (Enterprise Resource Planning) o i sistemi di gestione della produzione, evitando duplicazioni o conflitti di dati.

6) Formazione e competenze del personale

La digitalizzazione richiede che il personale sia formato sull’uso dei nuovi strumenti e tecnologie. Molti dubbi riguardano le modalità con cui garantire che il personale acquisisca le competenze necessarie per utilizzare il sistema digitale in modo efficace e corretto.

7) Affidabilità e manutenzione del sistema

La digitalizzazione del sistema di qualità implica l’utilizzo di hardware e software, che possono essere soggetti a guasti o richiedere manutenzione regolare. La disponibilità e l’affidabilità del sistema digitale, nonché le procedure di manutenzione necessarie per garantire il suo funzionamento ottimale, rappresentano un altro punto chiave da affrontare.

8) Standard normativi e conformità

L’azienda potrebbe essere soggetta a determinati standard o normative di settore che devono essere rispettati ed ulteriori dubbi potrebbero riguardare come il sistema digitale soddisferà tali requisiti e se sarà in grado di dimostrare la conformità durante audit o ispezioni.

Digitalizzazione dei processi aziendali del sistema qualità

La digitalizzazione del sistema qualità richiede infine un impegno a lungo termine da parte dell’azienda, incluso il monitoraggio costante, gli aggiornamenti e la manutenzione del sistema.

L’azienda potrebbe essere incerta riguardo alla sostenibilità di tale impegno nel tempo.
È importante valutare attentamente tutte le questioni e pianificare una strategia per affrontarle in modo efficace.

Coinvolgere tutte le parti interessate, fornire formazione e supporto adeguati e affrontare le preoccupazioni riguardo alla sicurezza dei dati possono aiutare a superare gli ostacoli e a promuovere una transizione di successo verso un sistema di gestione digitale.

Digitalizzazione dei processi aziendali: superare dubbi e problematiche

In realtà i dubbi e le problematiche legate alla digitalizzazione del sistema di qualità possono essere superati e tale transizione può portare vantaggi davvero significativi all’azienda.

Ecco alcune considerazioni positive da tenere in mente:

• Costi e budget per un sistema di qualità digitale: Sebbene l’implementazione di un sistema di qualità digitale richieda investimenti iniziali, esistono diverse modalità per dilazionare o recuperare i costi così come opzioni flessibili in grado di adattarsi al budget aziendale. Inoltre, è importante considerare i vantaggi a lungo termine. La digitalizzazione può infatti migliorare l’efficienza operativa, ridurre gli errori umani e ottimizzare i processi, portando a un risparmio di tempo e risorse nel lungo periodo. Inoltre, i costi dei dispositivi e del software sono spesso in calo e ci sono opzioni flessibili di abbonamento che possono adattarsi al budget aziendale.

• La trasformazione digitale richiede un’analisi accurata e un’adeguata progettazione del sistema per garantire un’implementazione senza intoppi, che tenga conto delle specificità aziendali.

• Resistenza al cambiamento: La resistenza al cambiamento è un fattore comune in qualsiasi transizione, ma può essere superata con una corretta gestione del cambiamento. Comunicare in modo efficace e aperto con il personale, coinvolgere le risorse nel processo decisionale e fornire formazione adeguata sul nuovo sistema digitale aiuterà a creare un ambiente di accettazione e adattamento. È anche possibile creare un gruppo di pilotaggio o di “ambasciatori” interni che sostengano il cambiamento e motivino gli altri dipendenti ad abbracciare la digitalizzazione.

• Sicurezza dei dati: La digitalizzazione del sistema di qualità può offrire un migliore controllo e protezione dei dati rispetto ai processi manuali, se implementata correttamente. È possibile prevedere misure di sicurezza avanzate, come l’accesso limitato ai dati sensibili, il monitoraggio costante e la crittografia dei dati. Inoltre, l’adozione di standard riconosciuti a livello internazionale per la sicurezza delle informazioni, come la norma ISO 27001, possono fornire una guida preziosa per garantire la protezione dei dati aziendali.

• Integrazione dei sistemi esistenti: La digitalizzazione del sistema di qualità offre l’opportunità di integrare i sistemi informativi esistenti in modo più efficace. Attraverso l’uso di strumenti di gestione dei dati e di interoperabilità, è possibile condividere informazioni tra i diversi sistemi, creare un unico flusso di dati, evitando duplicazioni, e migliorare così la coerenza e l’efficienza delle attività di controllo e monitoraggio.

• Formazione e competenze del personale: La formazione del personale è cruciale per garantire una transizione senza intoppi verso il sistema di qualità digitale. Offrire programmi di formazione adeguati, sessioni di addestramento iniziali e continue opportunità di apprendimento consentirà ai dipendenti di acquisire le competenze necessarie per utilizzare il nuovo sistema in modo efficace. Una interfaccia utente intuitiva e user-friendly, studiata per guidare l’operatore, può facilitare l’adozione da parte del Personale.

• Affidabilità e manutenzione del sistema: Scegliere fornitori affidabili e partner tecnologici con esperienza nel settore può aiutare ad affrontare le questioni legate all’affidabilità e alla manutenzione del sistema digitale. È importante ricevere una strategia di manutenzione preventiva, aggiornamenti regolari e un piano di risposta agli imprevisti per garantire che il sistema funzioni in modo ottimale.

• Standard normativi e conformità: La digitalizzazione del sistema di qualità può semplificare il monitoraggio e la documentazione per la conformità agli standard normativi. I dati digitali sono più facilmente accessibili, tracciabili e possono essere generati report automatici per dimostrare la conformità durante gli audit e le ispezioni.

Scopri tutti i vantaggi della digitalizzazione

In conclusione, la digitalizzazione del sistema di qualità e la digitalizzazione HSE offrono numerosi vantaggi, come maggiore efficienza, riduzione dei costi, migliore controllo dei dati e conformità normativa.

Affrontando le problematiche con una strategia pianificata, coinvolgendo il personale e scegliendo i giusti partner tecnologici, è possibile superare le sfide e beneficiare in tempi brevi di tutti i vantaggi della digitalizzazione nella gestione della qualità.