Una gestione corretta e puntuale delle ditte in appalto (e subappalto) rappresenta un elemento imprescindibile del Decreto Legislativo 81/2008. L’emergenza Covid ha reso questo aspetto ancora più critico: basti pensare all’entrata e all’uscita dei lavoratori delle imprese in appalto con la necessità di autorizzarne l’accesso all’interno del perimetro aziendale dopo la verifica di tutti i requisiti, compresa la temperatura corporea.
I PROBLEMI
Il problema principale riscontrato dagli uffici che si occupano di questo settore già nell’era pre-Covid è sempre stato la mole di documentazione e di dati (e dunque di lavoro) che è necessario scambiarsi con gli appaltatori: contratti, visure camerali, durc, assicurazioni, duvri ecc.
A cui si aggiunge, ormai da qualche mese, la gestione e l’aggiornamento di tutta la documentazione predisposta per affrontare l’emergenza epidemiologica: informative anti-Covid, regolamenti, autocertificazioni che devono essere inviate alle aziende appaltatrici ed in qualche caso da queste inoltrati prima che il lavoratore si rechi presso i luoghi di lavoro ecc. Un flusso di informazioni, spesso da aggiornare continuamente, affidato allo scambio di singole email con il fornitore.
L’altra criticità, soprattutto nelle aziende che gestiscono un numero elevato di appaltatori, è rappresentata dalla varietà di tipologie di appalto esistenti, spesso imputabili anche alla stessa ditta, che richiedono documentazioni e azioni diversificate. Le conseguenze sono così evidenti: la mancanza di un controllo centralizzato, il rischio di errori, ritardi o dimenticanze.
LA SOLUZIONE
Affidarsi ad un software come Sinergest Suite permette di definire e amministrare tutta la documentazione necessaria per la gestione dell’appalto e per l’ingresso presso l’azienda del personale e dei mezzi della ditta appaltatrice (e subappaltatrice).
- Ricevere, controllare e gestire la documentazione obbligatoria della ditta appaltatrice come Durc, Unilav, Duvri, Pos, assicurazioni rc, scadenze dell’appalto.
- Ricevere, controllare e gestire la documentazione relativa al personale della ditta appaltatrice come formazione obbligatoria e specifica legata alle attività da gestire all’interno dell’azienda: qualifiche del personale, patenti, cfp adr ecc.
- Ricevere, controllare e gestire la documentazione relativa ai mezzi ammessi all’interno dell’azienda: assicurazioni rc, revisioni, verifiche tecniche.
Il software Gestione Appalti di Sinergest Suite consente di dare accesso al portale alle ditte appaltatrici che potranno gestire in maniera autonoma le proprie scadenze e l’upload dei documenti necessari all’appalto. Il software può essere integrato con il portale aziendale dedicato ai fornitori generando automaticamente l’elenco dei documenti da ricevere in funzione della categoria di appalto.
E’ inoltre possibile l’integrazione con il modulo software gestione Reception e Accessi per la verifica dello stato di idoneità della società appaltatrice e subappaltatrice, dell’addetto e dei mezzi in fase di ingresso.
I VANTAGGI
Adottando uno strumento come Sinergest Suite per gestire gli appalti, l’azienda registrerà numerosi benefici:
- l’utilizzo di un unico strumento, centralizzato, in cui confluiscono tutti i documenti e le comunicazioni tra azienda e impresa appaltatrice;
- l’eliminazione di errori e ritardi grazie alla presenza di alert e notifiche automatizzate;
- un notevole risparmio di tempo nella richiesta e nell’aggiornamento delle pratiche, anche grazie al coinvolgimento diretto dell’appaltatore nel caricamento dei documenti all’interno del software.
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