Controllo audit, la testimonianza di un auditor: “Ecco come ho ridotto tempi ed errori”

“Addio a carta e fogli excel, addio a scambi infiniti di email e alle tante ore trascorse sui rapporti finali”.

A parlare è un auditor che da alcuni mesi utilizza il Software Sinergest Suite per la controllo Audit.

Con l’obiettivo di migliorare il prodotto e il proprio servizio, Sinergest ha deciso di svolgere una serie di interviste a chi utilizza quotidianamente Sinergest Suite.

Il controllo dell’Audit con il software Sinergest Suite

Il software Gestione Audit di Sinergest Suite è già stato scelto da aziende ed enti di certificazione per snellire e rendere più efficace la programmazione e l’esecuzione delle verifiche di prima e seconda parte.

I problemi affrontati ogni giorno da chi si occupa di audit si assomigliano sempre, in tutte le realtà aziendali, ma la nostra intenzione era quella di capire più a fondo le criticità che un auditor doveva affrontare prima dell’adozione dell’applicativo e come questo aveva inciso, concretamente, nel proprio modo di lavorare.

Il protagonista di questa intervista è un professionista che si occupa di audit sulla catena di fornitura. Un lavoro delicato, che nello specifico compie per conto di un’azienda specializzata proprio nei servizi di ispezione e verifica su fornitori e sub-fornitori per conto dei propri clienti.

“Le criticità con cui convivevo quotidianamente erano ricorrenti:
– Processo di programmazione delle attività lungo e complesso, con infiniti scambi di email;
– informazioni frammentate tra i vari soggetti coinvolti;
– comunicazioni tra clienti e auditor difficoltose;
– lentezza nel processo di verifica in campo e nella seguente registrazione su fogli word ed excel;
– assenza di elementi di controllo del processo.”

I vantaggi di informatizzare la gestione ed il controllo degli Audit

“Il nostro compito è ben definito dalla UNI EN ISO 19011 che stabilisce i principi e i criteri di un programma di Audit. Nel Software Gestione Audit di Sinergest Suite ho trovato uno strumento che cercavo da tempo per compiere il lavoro preliminare, effettivo e successivo con cura, senza rischi e risparmiando tempo”.

Ma quali sono gli aspetti più interessanti per un auditor che utilizza l’applicativo sviluppato da Sinergest?

“Uno degli aspetti che apprezzo di più del Software Gestione Audit è la possibilità di effettuare una programmazione puntuale dei processi da auditare attraverso l’inoltro automatico di notifiche agli interessati, comprese le conferme delle date programmate.

L’altro aspetto importante è la possibilità di organizzare le checklist secondo lo standard di riferimento e la corrispondenza con i punti della norma. Questo mi permette, una volta sul campo, di organizzare con efficacia la raccolta delle evidenze (sia fotografiche che documentali) e di gestire i rilievi (non conformità, osservazioni e spunti di miglioramento).

Un’altra funzione del Software Gestione Audit alla quale non rinuncerei è l’analisi dei rilievi effettuati nell’Audit precedente. Uno strumento prezioso per verificare facilmente e con rapidità la situazione che era stata “fotografata” nella precedente ispezione.

Una volta realizzato l’Audit, il nostro lavoro termina con la stesura del rapporto. Grazie al Software Gestione Audit di Sinergest il rapporto, in sostanza, è già pronto; è sufficiente soltanto definire il grado del rilievo”.