Software Gestione Appalti

Per ogni fornitore il sistema prevede la registrazione e aggiornamento di una specifica scheda che contiene tutte le informazioni dell’azienda (dati di base, indirizzi, contatti, …), le tipologie di appalto gestite dalla stessa, i documenti da raccogliere nelle fasi preliminari (ad esempio certificato camerale, DURC, presentazione aziendale, …) e quelli da consegnare al fornitore, la pianificazione ed il controllo esecuzione delle attività previste dal processo di qualifica iniziale. La scheda viene costantemente aggiornata dal sistema a fronte degli appalti gestiti e delle risorse coinvolte.

Per ogni Appalto il sistema gestisce la registrazioni di tutte le informazioni, permette la configurazione e gestione della documentazione da scambiare con il fornitore (e eventuali sub-fornitori), la gestione del personale e dei mezzi, macchinari e attrezzature, compresa la raccolta e la validazione di tutti i documenti correlati. Il software permette inoltre di pianificare azioni e controllarne esecuzione e scadenza, nonché di tracciare e centralizzare le comunicazioni con il fornitore.

Ogni Appalto e Sub-Appalto sono riepilogati in apposito “registro” con possibilità di filtro, costruzione tabelle Pivot, esportazione.

Il modulo software Appalti garantisce un controllo automatico del processo mediante la verifica di scadenze per l’esecuzione di attività, di idoneità dei documenti messi a disposizione dal fornitore e sub-fornitori, con predisposizione e aggiornamento di “to do list” ed un servizio di notifiche automatiche email e sms in caso di anomalie quali ad esempio documenti mancanti, documenti scaduti, personale o mezzi non idonei, attività non eseguite.
Ulteriori strumenti di controllo risultano le dashboard di allerta nella homepage o le dashboard di andamento che possono essere ottenute mediante apposito modulo.